Führen Vertragsparteien eine Besprechung durch und werden die getroffenen Absprachen in einem Protokoll festgehalten, gelten für die darin festgehaltenen Erklärungen die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Dies gelte jedenfalls dann, wenn dem anderen Vertragspartner zeitnah ein Protokoll über die Besprechung zugesandt war. Wenn der Auftragnehmer mit dem Inhalt des Protokolls nicht einverstanden ist, muss er widersprechen. Der Bundesgerichtshof verweist darauf, dass sich dieses aus den Grundsätzen des kaufmännischen Bestätigungsschreibens ergibt, die auf ein Besprechungsprotokoll entsprechend anzuwenden sei. Zwar handele es sich bei einem Besprechungsprotokoll nicht um eine Vertragsverhandlung, deren Inhalt durch ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben dokumentiert würde, ein Besprechungsprotokoll käme einem solchen Schreiben inhaltlich jedoch sehr nahe. Deshalb sei eine entsprechende Anwendung der Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gerechtfertigt. Deshalb sollte man also bei der Protokollierung und insbesondere bei der Kontrolle erstellter Protokolle größte Sorgfalt verwenden. Widersprüche müssen sofort schriftlich mitgeteilt werden.